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如何将有限的上班时间和精力高效地利用起来?
来源:哈弗商业评论  发布于:2014-09-01  浏览:1053

    一个接受我辅导的客户是一家大型律师事务所的管理合伙人,我们讨论的事情中,有一项就是如何在在有限的时间里有效地应对高强度任务——客户想要和他约时间;合伙人和其他员工希望他解决他们担忧的问题,处理争端;这些人还对他的邮箱“狂轰滥炸”(当然还有其他人);未处理清单没有到头的时候。当然,要应对这个挑战,关键是要知道为你的爱人和朋友,身体锻炼还有其他个人需求腾出时间的重要性。 

    当我们没有足够时间完成要求的任务时,我们常常被建议说要“分个优先级”,好像这就能够神奇地解决问题似的。但是,在帮助客户解决和管理工作流程问题的过程中,我发现分优先级的方式收效甚微,部分原因在于做起来太容易。我们先来下个定义:分优先级是给事务分等级的过程,比如要占用我们时间的人,未处理清单上的内容,收件箱里的邮件等等,要把他们按重要性排列。虽然有时会难下判断,但大多数情况下只是直接依靠感觉做出排列。当看到会议请求,未处理清单,或是一封邮件,我们直觉上就知道这是否重要,然后我们就可以把不同的事情进行比较,并排好次序。

    问题来了。排完优先级后,我们还是按照时间和精力充裕的情况来着手处理,而且我们会把不那么重要的事项放在“以后”来做。但是从来没有所谓的“以后”。未完成清单从来没有底的。

    我们的时间和精力都是有限资源。一旦我们的职业生涯进入到某个阶段,我们所担负的责任让我们永远无法满足所有要求,不管我们加多久班,干得多卖力。想要见我们的人排到了门外,排到了街上。我们的未完成清单长得都拖到了地上,我们的收件箱从来没有清空的时候。

    让我们许多人犯的错误是幻想我们可以把门槛一降再降——工作更卖力,加班时间更长,用“更聪明”(不管到底怎么个聪明法)的方式工作,希望有一天能把清单上的事情都做完,但到头来是一场空。

    关键点在于,排优先级是必要但不充分的。重点在下一步上,鉴别归类。处理突发事件的医务人员必须判断哪些患者需要立即处理,哪些可以等一等,哪些根本无需治疗,还有哪些已经没救了。对我们普通人来说,鉴别归类意味着不要只关注最重要的事项,而把不那么重要的事情放到“以后”来做,而是主动忽略占大比例的那些未及重要性门槛的事情。

    ■第一步要把事物重新组织一下。

    把满满的收件箱,没做完的工作清单,还有排在门外的失望人群视作失败,这没有任何帮助。这种观点会推动我们更努力工作,希望有一天能完成任务,但这是无用功。这场战斗我们如何都打不赢,因为在职业的某一个阶段,不管我们如何投身事业,我们所面临的潜在挑战总是超出我们能力所及。所以,收件箱,工作清单还有排队的人群恰恰是成功标志,证明人们需要我们的时间和关注。最终的胜利不是赢得一场战斗的胜利,而是一场战争的胜利:不是处理完收件箱,而是处理完收件箱里所有重要信息。不是完成清单上的所有事情,而是清单上全部都是重要事情,而你完成了。不是处理完所有排队人群的问题,而是把真正重要的人的问题处理完。

    ■下一步就是停止使用错误工具。

    我们在“时间管理”和“个人生产力”上面花了太多精力。虽然这些努力从战术上有效,但是在战略上进行鉴别归类时就没用了。记住:任务不是要列出清单,而是决定哪些可以删除,并且坚持执行。

    ■最后,我们需要解决鉴别归类所涉及到的情感问题,因为这部仅仅是个认知过程。

    主动忽略一些事情,拒绝一些人会产生一系列情绪,极大地影响我们的选择和行为。这正是鉴别归类方法的困难之处,但只有我们关注它的情绪维度,我们通过基本理性干预来控制工作流程的努力才会有效。

这个过程可能当下就在进行。刚才当你读到上面说的“不是真正重要的人”时,你很可能会退缩,觉得这也太无情了。我读到这里时也打退堂鼓,而且这还是我写的!这个反应是可以理解的,也正解释了为什么我们会在那些不值得的人身上花费时间和注意力。在有效地进行鉴别归类和成为“混蛋”之间有清晰界限,而我们中的许多人生怕跨过这条线,但是其实还离得远呢。

    要进行有效地鉴别分类,我们需要加强管理这些担忧和其他相关情绪的能力(这里是管理不是压抑)。正如USC的神经学家Antonio Damasio所写的(也正如每个人自己经历的)那样,情绪会“产生对于目标事实的偏见,甚至干扰做决策的支持机制(比如工作记忆),从而影响有效决策的制定。但这正是我们在主动忽略一些事物时所发生的。处在鉴别归类核心的决定会产生我们无法完全驾驭的情绪。

    当我们面对无法完成的工作要求时,我们会感到焦虑,害怕,后悔,甚至气愤。但是我们常常没有充分意识到或者接触到这些情绪,以便有效利用。它们在我们的自主意识水平之下产生,无可避免的影响我们的行为,但很多情况下,尤其是在压力下时,我们无法意识到这种影响,失去了做出符合需求的最佳选择的机会。

    加强情绪管理是一个复杂的任务,但是我们可以采取以下步骤进行:

    ■调整思维模式来体现情绪的重要性,体现情绪在理智思考和决策制定时的重要性。我们的想法会影响我们的经历。

    ■更关心自己的身体。定期运动,保持充足睡眠已经被证明可以提高我们感知和控制情绪的能力。

    ■参与一些需要专注力的日常事务。冥想,写作,和其他反馈性的活动能够加强我们控制思想的能力,帮助我们更敏锐的感知情绪,并对我们的经历形成新的看法,从而帮助我们理解情绪的含义。

    ■增加我们描述情绪的词汇量——指的就是字面意思。扩大词汇量来描述自己的情绪,不但能帮助我们更好地与他人交流,也帮助我们更好地了解我们自己。

    我们的最终目标是通过不舒适的方式来变得更舒适——要能够意识到进行鉴别归类会产生困难情绪,这样我们就能面对没完没了的未完成清单,爆了的收件箱,还有排队想要获得我们关注的人们。和善但是坚定的说“不“。

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